Внедрял несколько систем электронного документооборота, некоторые не прижились, другие вообще не получалось использовать, третьих хватило на месяц другой, потом начинались косяки.
«Контур Диадок» использую до сих пор, поэтому однозначно и объективно могу сказать, что это одна из лучших СЭД, по крайней мере, среди тех, которые я пробовал внедрить. Ее преимущества и недостатки рассмотрю в разрезе двух основных критериев. 1. Цена.
Тут все зависит от того, каков уровень объема документооборота в компании. Если идет постоянная отправка документов партнерам, гос.органам, то система обходится в копейки. Самая дорогая цена – 9 рублей за документ. Это подойдет мелким компаниям.
Мы сейчас платим по пакету и 1 документ стоит 6 рублей (т.е. уже дешевле более чем на 30%). Сопутствующие расходы зависят также от компании.
Во-первых, нужен сертификат электронной подписи (есть разные типы и лицензии, у нас за 3 000 рублей), во-вторых, возможно придется нанимать специалиста для внедрения (у меня сотрудники сами разобрались), в-третьих, не со всеми системами учета интегрируется (нам повезло, бухотдел сидит на 1С, тут идеальная интеграция).
2. Возможности. Здесь весь простор электронного документооборота. Прием, отправка, форматный контроль, внутреннее согласование (есть мультидоступ с распределением полномочий), хранение на серверах оператора, переписка с партнерами и т.д. Шифрованный канал при передаче – разумеется.
Короче, как и у большинства СЭД. Но у «Контур Диадок» есть огромное преимущество перед ними – более широкая сеть роуминга. Это когда разные компании используют не только один «Контур Диадок», а разные СЭД, но могут обмениваться документами.
Тем не менее, не все операторы входят в роуминг этой компании, а также далеко не все компании вообще использую ЭДО, а значит, полностью убрать бумажную волокиту не получится.
Еще есть приложения для смартфонов, но они мне не понравились – с телефона не получится нормально работать, максимум мониторить оборот документов. Вывод: разумеется, я доволен, что в компании удалось внедрить СЭД. Это экономит не только время, но и деньги.
Из-за того, что объем бумаг сократился, доставкой пользуемся реже, затраты на сервис сполна окупаются. Сотрудники меньше времени тратят на печать, подготовку и отправку документов, не бегают от шкафа к шкафу, все документы могут скачать из облака в любой момент.